校内各学院（单位）：
2014年毕业生工作已经开始，根据学校2014年就业工作会议精神及要求，现将我校2014年毕业生档案转递工作的安排、要求通知如下：
一、清理毕业生档案，核实学校就业信息网档案寄送地址的信息
1．2014年5月下旬至6月下旬，各学院（单位）毕业生辅导员协助档案馆工作人员，按档案管理要求清理本学院应届毕业生档案，核实清理应届毕业生正常毕业档案（正常派遣、本校研、外校研、户档留校、国防生），以及提前毕业、转专业、不能毕业、延长学年（降级）、延期毕业（补学分）、退（休）学等特殊情况的学生档案。
2．各学院（单位）毕业生辅导员务必要求毕业生在招生就业处的就业信息网核实其档案寄送地址是否准确。
核实档案寄送地址注意：
（1）我校毕业生档案是通过成都市四川省机要通信局转递，非邮政投递。档案接收单位应属于机要通信局投递范围，且必须与机要通信局建立机要件接收关系。
（2）档案寄送地址规范书写模式为“ 省（直辖市） 市（区、县） 单位 部门”，如 “四川省成都市西南交通大学人事处、四川省名山县人才交流服务中心、北京市海淀区人才交流服务中心”，机要通信投递地址不需要填写街道门牌和邮编信息。
（3）由于部分毕业生工作单位无机要件接收关系，工作单位与档案管理单位存在不一致的情况。因此，各学院务必要求毕业生认真核实档案管理接收单位，准确填写档案投递地址，确保档案转递接收工作。
（4）毕业生核实更改档案管理接收单位和档案投递地址后，各学院（单位）毕业生辅导员须认真审查更正，务必将确认后的正确信息报招生就业处，以便招生就业处及时更改相关信息，保证档案寄送地址信息准确。避免档案寄送地址不清，档案投递不到而被退回，给学生就业工作造成不必要的损失。
（档案寄送地址填写要求及详细说明见附件一）
二、整理毕业生归档材料，复核毕业生档案寄送地址信息
1．按照招生就业处报送的《毕业生就业档案派遣名单》，档案馆进行数据核查和处理。
2．各学院（单位）毕业生辅导员负责将毕业生应归档材料（见附件二）按人头整理好，装入毕业生档案投递信封，确保档案材料不遗漏、不错装。
三、毕业生档案材料归档、转递工作
1．2014年6月30日—7月7日，根据毕业生档案材料归档时间安排（见附件三）各学院（单位）协助档案馆工作人员将整理好的毕业生应归档档案材料到档案馆归档，严格对照姓名、学号归档；档案材料装完后，毕业生辅导员务必对归档材料进行核查，不得误装、错装。
2．档案归档工作完成后，由档案馆负责密封，并按机要档案转递规定单独办理档案转递工作。
四、毕业生档案查询
个人档案很重要，他是每个人学习成长的真实记录，是唯一的，没有备份、没有电子档案。学生毕业参加工作后，在个人干部身份的确定、工龄计算、转正定级、社保、养老金（退休金）的计算、职称的评定以及工作调动等都要通过档案审核；在升学、学历、考公务员、出国、结婚、生育等方面都必须通过档案开具相关证明。毕业生务必重视自己的档案，不能本人自带档案，不要自行保管档案，更不要弃档，以免给今后的工作、生活带来不必要的困难和麻烦。
毕业生报到后，请在3个月内到档案接收单位核查自己的档案，按档案接收单位要求办理报到手续。如档案未到，请及时与学校档案馆联系查询。
* 机要件自交寄之日起一年内，机要局受理查询，逾期将不再受理查询 *
五、档案馆工作人员及联系电话
工作人员：赵保中、巨敏莲、李志文、黄素华
联系电话： 66367543、66366542
档案馆服务网址：http://dag.swjtu.edu.cn
附件一：毕业生档案寄送地址填写说明
附件二：本科、研究生毕业应归档材料
附件三：各学院、单位毕业生档案材料归档时间安排
附件一：毕业生档案寄送地址填写说明
一、核实档案接收单位名称，准确填写档案转递地址
按国家规定，学生档案应通过机要通信局转递或派专人送取，不能邮寄（包括挂号和特快专递），不得由学生本人自带。我校学生档案通过成都市四川省机要通信局转递。机要通信件有限定的投递范围，投递地址也有严格的书写要求。请毕业生务必落实报到单位是否与机要局建立投递关系，属于机要通信件投递范围内；核实档案接收单位名称，准确填写档案转递地址。
二、机要通信局负责转递的范围
机要通信局负责投递的范围：区县级以上党政军机关和国有企事业单位及各省市区县人才市场等。
机要通信局不能投递的范围：街道门牌号码、信箱、所有非国有的公司（企业）、中学、派出所、街道办事处、宗教团体等。
毕业生报到单位没有在机要通信件投递范围内的，档案将不能转递到该单位。
三、机要档案转递地址规范书写
填写准确规范的档案接收单位、部门以及其所在的省（直辖市）、市（区、县）。单位名称不得使用简称。
规范书写格式：＿＿省（直辖市）＿＿市（区、县）＿＿单位＿＿部门
例：1．四川省 成都市 西南交通大学 人事处
2．四川省 名山县 人才交流服务中心
3．四川省成都市 中国工商银行股份有限公司四川省分行 人力资源部
4. 上海市徐汇区人才交流服务中心
四、档案转递地址填写分类
1．报到单位在机要通信局投递范围的，能直接接收档案的,可以直接填写其单位名称。
2．报到单位不在机要通信局投递范围，其上级主管单位才能直接接收档案的,应填写其上级主管单位的名称。例：报到单位是子公司或中学，应填写总公司或所在地教育局的名称。
3．如果就业单位或其上级主管部门不接收毕业生档案，档案存放人才市场托管的，应填写该人才市场的名称。
4．已考取国内研究生，填写所录取学校的学院（系、所）的名称。考（免）本校研究生，填写“西南交通大学＿＿学院（研究所、中心）”。
5、自主创业、自由职业、未就业毕业生，填写生源地毕业生就业主管部门或档案代理、托管机构名称。
6．非公派出国的毕业生,填写生源地就业主管部门或档案托管机构名称。
7．应征义务兵，填写生源地毕业生就业主管部门名称。
8．公派研究生出国项目，填写“公派研究生出国项目”。
9．西部计划志愿者，填写“大学生志愿服务西部计划”。
10．新入职本校的毕业生，填写“西南交通大学人事处”。
11．本校博士后进站，填写“西南交通大学人事处”。
12．本校教师在职学习，原档案存放在档案馆的，填写“西南交通大学档案馆“；原档案存放在成都市人才交流服务中心的”填写成都市人才交流服务中心。
档案馆
